Bir müşteriniz ürün sorduğunda önce rafa, sonra depoya bakıyorsanız, stok takibindeki ilk hedefiniz basittir: elinizde ne olduğunu bir yerden görebilmek. Bunun için başlangıçta kusursuz bir ürün kataloğu hazırlamayı beklemeniz gerekmez. Küçük ama tutarlı bir kayıt düzeni kurmak daha işe yarar.
Önce takip edeceğiniz ürünleri belirleyin
İlk listenize düzenli aldığınız veya sattığınız ürünleri ekleyin. Birbirinden farklı ürünleri tek ad altında toplamamaya dikkat edin. “Kablo” yerine “USB-C kablo · 1 metre · siyah” gibi tanımlayıcı bir ad kullanmak, hem ürün seçimini hem sayımı kolaylaştırır.
Aynı ürünün farklı ambalajları için de bir karar verin. Tekli satışla koli satışını aynı miktar gibi kaydetmeyin. Her ürünün takip birimi açık olmalıdır.
Birimleri en başta netleştirin
Adet, kilogram, metre, litre veya paket birbirinin yerine geçmez. Örneğin kumaşı metreyle izliyorsanız 1,5 metre çıkışı girebilmelisiniz. Ürünü adet birimiyle açıp açıklamasına metre yazmak, daha sonra raporlarda karışıklığa neden olur.
Stok Depo’da hazır seçeneklerin yanında takım, set veya rulo gibi kendi birimlerinizi de tanımlayabilirsiniz. Birim adının kullanıcılar tarafından aynı anlamda kullanılmasına dikkat edin.
Başlangıç stokunu tahmin etmeyin
Programdaki ilk miktar, fiziksel durumla eşleşmelidir. Sık kullanılan ürünlerle başlayarak bir sayım yapın. Başlangıç stokunu girdikten sonra aynı miktarı ayrıca alış işlemiyle tekrar eklemeyin; bu, elinizdeki stoğu iki kez artırır.
Önce az sayıda ürünle kontrol yapmak yararlıdır. Bir ürünün başlangıç miktarını girin, küçük bir çıkış kaydedin ve kalan stoğun beklediğiniz miktar olduğunu görün.
Giriş ve çıkışları aynı gün kaydedin
“Akşam hepsini girerim” yöntemi, yoğun bir günde unutulan hareketlere yol açabilir. Alış, satış, tüketim ve fire gibi hareketleri oluştuğunda kaydetmek daha izlenebilir bir düzen sağlar. Açıklama alanında işlemin nedenini kısa ve anlaşılır şekilde belirtin.
Her gün kısa bir kontrol yapın
- Bugünkü işlemler içinde unutulan bir kayıt var mı?
- Azalan veya beklenmedik miktar gösteren ürün bulunuyor mu?
- Düzeltilmesi gereken belge için doğru işlem seçildi mi?
- Son yedeğiniz nerede ve ne zaman alındı?
İlk adımları uygulamak için ilk açılış rehberini, ürünleri hazırlamak için ürün, kategori ve birim rehberini izleyebilirsiniz.