Programda 25 adet görünen bir üründen rafta 22 adet bulunması, yalnızca üç adetlik bir sayı farkı değildir. Unutulan bir satış, yanlış birim, depolar arası taşınma veya hatalı başlangıç miktarı olabilir. Sayımın amacı farkı kapatmanın yanında bu nedenleri de görünür hale getirmektir.
Sayımın kapsamını belirleyin
Hangi ürünleri ve hangi depoyu saydığınızı netleştirin. Aynı ürünü raf, arka depo ve vitrin arasında paylaştırıyorsanız hepsini kapsamınıza uygun biçimde kontrol edin. Sayım sırasında yapılan yeni giriş ve çıkışlar sonucu etkiler; bunları ayrı not edin veya uygun bir zaman aralığı seçin.
Ürünün birimine dikkat edin
Bir koli içinde 12 adet ürün varken koliyi tek adet gibi saymak, kayıtla gerçek miktarı uyuşturmaz. Programda ürünü hangi birimle takip ediyorsanız sayımı da o birimle yapın. Açılmış paketleri ve ondalıklı miktarları gözden kaçırmayın.
Fark varsa son hareketlere bakın
- Son alış veya stok girişi kaydedilmiş mi?
- Bir satış yanlışlıkla iki kez girilmiş mi?
- İptal edilen belge beklenen stok etkisini geri almış mı?
- Başka depoya taşınan ürün transfer olarak kaydedilmiş mi?
- Başlangıç miktarı ikinci kez eklenmiş mi?
Eksik belgeyi bulduğunuzda önce asıl kaydı doğru biçimde tamamlayın. Aynı farkı hem belgeyle hem sayım düzeltmesiyle kapatmak, bu kez ters yönde bir hata oluşturabilir.
Gerçek farkı açıklamasıyla kaydedin
Nedenini araştırdıktan sonra fiziksel miktarı esas alan sayım işlemini kullanabilirsiniz. Açıklamaya sayım tarihi, kapsamı ve varsa fark nedenini yazın. Stok Depo’daki ürün stok işlemleri, ürün kartındaki adı veya fiyatı değiştirmekten ayrı bir akıştır.
Sayım sonrası kontrol edin
İlgili ürünün hareket dökümünü açın. Oluşan hareketi, son miktarı ve varsa depo konumunu kontrol edin. Daha sonra yedek alın. Düzenli küçük sayımlar, çok uzun aralıklarla yapılan tek büyük sayıma göre farkların kaynağını bulmanızı kolaylaştırabilir.
Uygulamadaki miktar adımları için başlangıç stoku ve miktar düzeltme rehberini kullanın.